יום בחיי מנהלת משרד פרינלסרית

מאת: עדי מיכל, מנהלת משרד ועוזרת אישית פרילנסרית בשמיניות באוויר

כשאני קמה בבוקר, דבר ראשון שאני עושה (אחרי הקפה והעוגיה) זה לבדוק את המיילים מכל הלקוחות. אני חייבת קודם כל לטפל במיילים ובמשימות שצצו במהלך הלילה. יש מקרי חירום בהם גם בלילה, שירותי המזכירה הוירטואלית שלי בפעולה. לפני שנה וחצי בערך אחד הלקוחות שלי, עצמאי בתחום ההשקעות, התקשר אליי ב1:30 מנתב"ג מבוהל ואמר לי "עדי את חייבת לעזור לי, מחקתי את הקובץ עם ההסכם במקום להעביר לעצמי לוואטספ. תשלחי לי דחוף דחוף למייל". טוב, ברור שזה בדיוק שניה עבורי. אבל בכל זאת 1:30 בלילה! מפה לשם, גם דברים כאלה קורים, וזה קורה לכולנו וזה בסדר. התחושה הזו שעזרתי ללקוח שלי להגיע מוכן לפגישה בחו"ל, ולא לתת לטעות קטנה לחרב טיסה שלמה- עשתה אותי באמת רגועה.

כל אחד ומה שהוא טוב בו. אני יודעת ששירותי מזכירות לא מסתיימים באקסל או הכנת קפה, מדובר פה בקידום עסקים של ממש. אני עוזרת לעסק לצמוח, להתעסק במה שחשוב באמת, בניהול חשבונאי אמיתי ומדוייק ובהרבה תשומת לב לפרטים הקטנים. חשוב לי שהלקוחות שלי ידעו שאני עושה עבורם שמיניות באוויר, זה הערך שלי כעוזרת אישית.

לפעמים שאני מספרת לאנשים מה אני עושה, הם בטוחים שאני כל היום מתייקת ומדפיסה מסמכים. תנו לי לספר לכם שהעבודה האינטנסיבית ביותר קורית דווקא כשלקוח עסוק עם פתיחת עסק קטן. הרבה קורה במהלך הפתיחה, בלאגן שלם שצריך לסדר ולבנות בו תשתיות. תשתיות עבודה, בירוקרטיה, ארגון, תהליכי עבודה נכונים, קשרים עם ספקים ולקוחות ועוד כל כך הרבה רבדים שונים ומאתגרים. אז פחות תיוקים, יותר ניהול פרוייקטים- ככה אני רואה את זה לפחות.

אם יש לכם עסק קטן או שאתם עצמאיים אתם מבינים את כמות העבודה שיש במדינה שלנו רק סביב פתיחת עסק או קידום עסק בשלבי ההתחלה. שירותי מזכירות לפי שעה יכול להיות פתרון טוב לעומס הזה של ההתחלה. אתם יודעים כמה כסף בדיוק אתם מוציאים על העזרה הזו. הכי יפה שהכסף הזה באמת מחזיר את עצמו. מקצרים תהליכים, ויוצאים לדרך.

ההמלצה שלי היא לתמחר את המזכירה האישית, העוזרת האישית או מזכירה לפי שעה כבר בהקמת עסק חדש. זה עוזר ומטיס את העסק למקומות נפלאים מהר מאוד.

שירותי משרד לעסק