ניהול זמן של העסק LIKE A BOSS

כמה פעמים שמעתם את הביטוי "ניהול זמן". נו באמת, איך אפשר לנהל את הדבר הנזיל והחמקן הזה?

בין אם אתם בעלים של עסק קטן, עצמאיים, עצמאיות, או אפילו שכירים בארגון- הזמן שלכם הוא הנכס המרכזי של העסק. אל תבינו לא נכון, אנחנו בטוחים שהמוצרים והשירותים שאתם מציעים הם חשובים, אבל הזמן שלך חשוב הרבה יותר. קבלו את כל השיטות לנהל את הזמן בצורה מושלמת, בלי לפספס את המשימות החשובות באמת. הגיע הזמן לניהול זמן!

צוות המנהלות האדמיניסטרטיביות שלנו קיבצו פה מספר טיפים שהן משתמשות בו בעצמן במהלך העבודה השוטפת:

  1. ניהול משימות בעבודה: לרשום כל משימה. יש לא מעט שיטות של ניהול זמן שיעזרו לכם לבצע את כל המשימות שחייבים לטפל בהן. זה ממש פשוט, בוחרים אפליקציה לניהול זמן או שלוקחים מחברת קטנה ורושמים כל משימה לפי יום ושעה.

 

  1. סביבת עבודה נעימה: אחד הדברים שהכי חשובים לנו כשאנחנו מנהלים זמן של אחרים ואת של עצמנו, זה לשמור על סביבת עבודה נקייה, נעימה ומסודרת. בקבוק מים קטן, אולי נר, טמפרטורה שנעימה לנו- ויוצאים לדרך. יצירת אווירה נעימה ומרגיעה תאפשר לנו לעבוד בנוח. גם אם לא עובדים בסביבה משרדית אפשר לבחור שהרכב תמיד יהיה נקי, יהיה מקום אחסון בטלפון והניירת שלנו נמצאת במקומה ולא מפורזת בכל רחבי הבית והמשרד. מוכח כי סביבת עבודה נעימה משפרת תפוקה ותוצאות בעבודה.

 

  1. שמירת הסיסמאות במקום מאובטח: ועכשיו תשאלו- אבל איך זה קשור לניהול זמן? אז זוכרים את הרגע ההוא שהייתם חייבים דחוף איזה מסמך לרשויות, או להכנס למייל מטלפון אחר ופשוט שכחתם את הסיסמא? זה לקח מלא זמן, וזה מבאס! הפתרונות שקיימים כיום לשמירת סיסמאות הם ממש נחמדים ופשוטים, יש כל מיני שיטות לעשות את זה באופן מאובטח דרך תוכנות חינמיות לשמירת סיסמאות, ויש גם שיטות מסורתיות של כתיבה על דף ושמירה במקום שרק אתם יודעים. בכל אופן תשימו לב שחשוב להקפיד על האבטחה של הסיסמאות. הטיפ הזה יחסוך לכם הרבה זמן בעתיד, מניסיון אישי שלנו.

 

  1. הפסקות, הפסקות ושוב- הפסקות: הפסקות בעבודה הן קריטיות, בין אם לאכול צהריים, לנוח רגע בלי להתעסק בעבודה או במיילים ופשוט לנשום. לא תאמינו כמה הראש מסתדר כשלוקחים רגע הפסקה משגרת העבודה העמוסה. למי מאיתנו שאין עוזרת אישית, מזכירה או מנהלת משרד, יכול להבין את הרגעים בהם המשימות הקטנות מצטברות להפסקות. לא להתפתות לשלוח את המייל בהפסקה שהגדרתם לעצמכם. זה יכול לחכות. ההמלצה שלנו לעשות הפסקה לפחות פעם בשעה ל5 דקות: לנשום עמוק, לשתות כוס מים, לקום להסתובב או לשבת ולהרגע. כל מה שעושה לכם "הפסקה" בראש.

 

  1. קיצור זמני הפגישות, ברוכים הבאים ל2021: אנחנו, צוות שמיניות באוויר, רגילות לעבוד בשיטה מאוד פשוטה לניהול הפגישות, עוד בארגוני הייטק לומדים את זה. שימו לב זה פשוט מאוד: כאשר קובעים פגישה, היא מקסימום חצי שעה. עוד לפני קביעת הפגישה נשאל מה האג'נ'דה של הפגישה? כלומר, על מה נדבר? נרשום בפירוט במה תעסוק הפגישה, במה היא לא תעסוק (אם יש צורך) ומה אנחנו צריכים להביא כדי להיות מוכנים. הדבר הכי חשוב אחרי שסגרנו את שני הדברים האלו- נצא מנקודת הנחה שפגישה פנים מול פנים היא לא מחייבת. נתחיל בפגישה טלפונית, ואם נראה שהנושא רגיש, מורכב או מצריך ארבע עיניים ומעלה- נתאם פגישה בשמחה. פגישות ארוכות הן מעייפות, פוגעות בשגרה התקינה של היום ומאוד לא אפקטיביות. הטיפים האלו מיושמים בחברות הגדולות ביותר בעולם!

 

  1. קבוצה בוואטספ עם עצמך: אולי שמעתם על זה ואולי לא, אבל תכירו את הטיפ שיפסיק אחת ולתמיד את המנהג של שליחת תזכורת בוואטספ לאחרים בסגנון- "להביא 2 חלב מהמכולת, תתעלמי". פשוט פותחים קבוצה בוואטספ, מצרפים חבר או בן משפחה ואז מוציאים אותו מהקבוצה. אה, כדאי ליידע אותו שזה מה שהולך לקרות כדי להמנע מאי נעימות. מעכשיו, תרגישו חופשי לרשום שם תזכורות ולשלוח לעצמכם תמונות- אתם היחידים בקבוצה!

 

אנחנו מאמינות שכל אחד יכול לנהל את הזמן של עצמו, אבל יש כאלו שמעדיפים להעזר באנשי מקצוע וכאן אנחנו נכנסות לתמונה.

מוזמנים ליצור איתנו קשר כדי שננהל לכם את הזמן, ותוכלו להתפנות לדברים שתמיד רציתם (כמו ללכת לים באמצע השבוע)

 

 

 

ניהול זמן ושירותי משרד לעסקים ועצמאיים