חיפוש

קטגוריות

המדריך לניהול פגישה אפקטיבית מרחוק

המדריך לניהול פגישה אפקטיבית מרחוק

המדריך לניהול פגישה אפקטיבית מרחוק

כל עסק, קטן או גדול יודע- פגישה היא בהחלט הזדמנות עסקית נהדרת! בין אם מדובר בפגישת הכרות וייעוץ עם לקוח חדש, פגישה שבשגרה עם לקוח קבוע, או אפילו ישיבת צוות שמטרתה התייעלות ותכנון עבודה עתידית- היא פגישה חשובה ביותר שאין לזלזל בה! לכן, אם אתם עדיין לא מכירים את הפגישה מרחוק, עכשיו זה בהחלט הזמן.

 

בעבר, הייתה דרך מקובלת אחת בלבד לקיים פגישה (פנים אל פנים, כמובן!). אבל כיום, עם הריחוק החברתי ובעידן האינטרנט, המספק אמצעים טכנולוגיים חדשים ומשוכללים בקצב מסחרר- ניתן לקיים כל פגישה מרחוק, בשיחת וידיאו. כך שממש לא חובה, לצאת מהמשרד כדי לקיים פגישה!

 

לפגישה מרחוק, בדיוק כמו לכל דבר בחיים, יתרונות וחסרונות: את קבלת הפנים המסורתית בה קפה וכיבוד קל, יחליפו תאורה מתאימה וסביבת עבודה שקטה. את הצורך בניירת, יחליפו קבצים ומסמכים דיגיטליים. אפילו עוזרת אישית, מנהלת משרד, או כל עזרה משרדית אחרת- זמינים מתמיד לסייע, אך יעשו זאת מבלי להגיע פיזית אל המשרד. ומה לגבי אפקטיביות הפגישה? יש לנו חדשות טובות! אפקטיביות הפגישה לא השתנתה, היא עדיין לגמרי תלויה בכם- ובעזרת המדריך המקוצר של שמיניות באוויר תדעו לעשות את זה נכון! אז, שנתחיל?

 

בחרו נכון את האמצעים הטכנולוגיים

לא בהכרח מדובר בציוד יקר, או בציוד שאינו נמצא כרגע ברשותכם, אבל בהחלט מומלץ לוודא שיש לכם את כל מה שצריך, כדי ליצור את הרושם הנכון והמקצועי ביותר.

וודאו שהחיבור לרשת האינטרנט חזק ויציב, בדקו שהמצלמה עובדת היטב, מכוונת נכון והתאורה מחמיאה לכם ולסביבת העבודה שלכם- בין אם מדובר בבית או במשרד. לא פחות חשובים הם המיקרופון והרמקול או האוזניות בהם אתם משתמשים- כך ששני הצדדים הנפגשים יוכלו גם לשמוע וגם להקשיב.

 

ה-ZOOM היא דוגמא לאחת התוכנות הנפוצות והפופולריות לקיום פגישות מרחוק- אך עומדות לרשותכם מגוון אלטרנטיבות נוספות. בחרו בתוכנה ידידותית למשתמש, המקובלת בתחום בו אתם עוסקים, או לחלופין תוכנה עם אפשרות חינמית וללא הרשמה- כדי להקל על לקוחות חדשים.

 

כדי להגיע מוכנים, מומלץ לבדוק שאכן הכל מוכן ועובד, בשיחת ניסיון עם עוזרת אישית, מנהלת משרד או אפילו עם אחד הקולגות העובדים אתכם.

 

חיסכו בזמן, אל תזלזלו בו

אחד היתרונות הגדולים של פגישה מרחוק הוא כמובן החיסכון בזמן- בעיקר, זמן ההגעה הפגישה והחזרה ממנה. אבל, חשוב לזכור, למרות שמדובר בנטו זמן הפגישה, אין זה אומר שלא צריך להעריך כל דקה אותה מקדיש לכם האדם איתו אתם נפגשים.

 

הגיעו ייצוגיים אל הפגישה, בדיוק כפי שהייתם מגיעים אם הייתה מתקיימת פנים מול פנים. הגיעו בזמן- ואף כמקובל, היו זמינים כמה דקות קודם לכן. גם בכל הקשור למשך הפגישה, הגדירו מראש את לוחות הזמנים והשתדלו להיצמד אליהם.

 

כשזמן ההגעה בין הפגישות נחסך לחלוטין, אפשרי לקיים מספר רב של פגישות במהלך כל יום עבודה, אך אין זה אומר שזה הדבר הנכון ביותר עבורכם או עבור העסק שלכם. זכרו- כדי להגיע למקסימום אפקטיביות, התחושה אותה אתם משדרים (כן, גם מרחוק!) והרעננות שלכם קריטית. בין אם אתם אלה שמנהלים את היומן, או אם עוזרת אישית או מנהלת משרד קובעת את הפגישות עבורכם- קבעו נכון את הפגישות, הקפידו להגיע אליהן מוכנים ורעננים- והתייחסו אל כל לקוח, כאילו הגיע מרחוק לפגוש אתכם!

 

ניירת, קבצים ומה שביניהם

ניירת חשובה הכרחית לפגישה? מצוין! הכינו אותה מראש וודאו שהיא בהישג יד! אם יש צורך לרשום הערות, תוך כדי הפגישה- זה בסדר גמור, רק לא לשכוח לשמור כמה שניתן על קשר עין עם האדם שמולכם, דבר שלעיתים מאתגר יותר כשמדובר בפגישה מרחוק. (טיפ של מנהלות משרד: השתמשו ב Google Keep)

 

קבצים ומסמכים, שיש צורך לעבור עליהם תוך כדי הפגישה- ניתן לעשות זאת בעזרת שיתוף מסך- כך ששני הצדדים נמצאים מול אותו המסך במקביל. במידה ובמהלך הפגישה עולים מסמכים או קבצים אשר עליכם לשלוח- גם אם הם זמינים, מסודרים ומוכנים- מומלץ לשלוח אותם בצורה מסודרת בסיום הפגישה- כדי לשמור על שיחה רצופה ותקשורת נעימה וזורמת.

 

שפת הגוף במהלך פגישה מרחוק

שפת הגוף בהחלט מורגשת, גם דרך המסך! אחד האתגרים בפגישה מרחוק, הוא באמת כשמה, הריחוק. למזלכם, בפגישה מרחוק, אתם נמצאים ב’מגרש הביתי’ שלכם וזו כבר נקודת פתיחה מצוינת.

הקפידו לכל אורך הפגישה על שפת גוף נעימה המשדרת ביטחון, כמו גם על טון דיבור ענייני שאינו מונוטוני. נסו ליצור עניין ומעורבות, תוך כדי שמירה על אופי השיחה כשיחה- ולא כהרצאה בה רק אתם מדברים. עשו ככל שביכולתכם להרגיש בנוח, כך שגם האדם מולכם, ירגיש בנוח באופן טבעי!

 

פגישה מרובת משתתפים? קלי קלות!

אין צורך בחדר ישיבות גדול ומפואר- כשכל אחד מהמשתפים נמצא בביתו או במשרדו, אבל בהחלט יש צורך בשיתוף פעולה, הכנה מוקדמת ואולי זה נשמע כמו קלישאה- אבל גם אנרגיות חיוביות, בהחלט יעשו את ההבדל!

 

פגישה אפקטיבית עם מספר רב של משתתפים מומלץ לפתוח עם סבב קצר, המציג את הנוכחים בפגישה ותפקידם, אליו תתלווה גם הצגת מטרת הפגישה.

טיפ בונוס נוסף, הוא לאפשר Small Talk לשבירת הקרח, עד הרגע בו כולם מתחברים- כל עוד הדבר אינו יוצר עיכובים או דוחה את תחילת הפגישה כמובן!

 

לאורך הפגישה, מומלץ לעצור לשאלות, לאפשר מעורבות בשיחה ולספק לנוכחים הזדמנות לקחת בה חלק פעיל. אם בכל זאת, בעקבות אופי התפקיד, קוצר בזמן או שיקולים שונים, לא נדרשים כל הנוכחים לקחת חלק פעיל בפגישה, למרות היותם חלק ממנה- בתדרוך נכון, וודאו שכל המשתתפים, מהצד שלכם לפחות, ישאירו את המצלמה פעילה לכל אורך הפגישה וייראו קשובים.

 

לסיום, האמינו בעצמכם!

האמינו בעצמכם, במוצר או השירות אותו אתם מספקים, בחברה עבורה אתם עובדים, או בעסק שלכם- לא משנה באיזה שלב אתם נמצאים כרגע! בין אם הפגישה נערכת פנים מול פנים, או בין אם מדובר בפגישה מרחוק דרך ה- ZOOM– הביטחון העצמי, הרצון שלכם להצליח והמוטביציה שלכם- יהיו אלה שייקחו אתכם קדימה, בהצלחה!

 

זקוקים לעוזרת אישית? מנהלת משרד? מזכירה עצמאית או מזכירה במיקור חוץ שתטפל עבורכם בכל נושאי האדמיניסטרציה? אנחנו בשמיניות באוויר, נשמח להציע עזרה משרדית מקצועית מרחוק, שתאפשר לכם להתמקד במה שחשוב באמת- העסק שלכם! מוזמנים לפנות אלינו בכל עת. אנחנו נעשה עבורכם שמיניות באוויר– ונבטיח שתהיו מרוצים!